UNTERNEHMENSBERATUNG VON ORGANISATIONEN IM PROJEKTMANAGEMENT

Projekte und Programme können als Aufgaben mit besonderen Merkmalen unter kontextualem Einfluss, bewältigt in temporären Organisationen und eingebettet in sozialen Systemen angesehen werden.

Menschen, die in einer freundlichen, fehlertoleranten Umgebung arbeiten und selbst entscheiden dürfen, wie sie ihre Arbeit machen, finden die bestmöglichen Lösungen, und stellen nicht zuletzt so auch den Kunden zufrieden.

(Sir Dr. h.c. Richard Branson OBE, Unternehmer, Gründer der Virgin Group, Philanthrop, * 18. Juli 1950)

Die Geschäftsprozesse, für die Projekte eingesetzt werden, haben eine mittlere bis hohe strategische Bedeutung für Sie als durchführende Organisation. Die Abwicklung von Kundenaufträgen trägt beispielsweise zur kurz- und mittelfristigen Überlebenssicherung bei. Die Entwicklung neuer Produkte oder das Eingehen einer strategischen Partnerschaft/Allianz haben hingegen langfristige Konsequenzen und sind damit strategisch bedeutende Projekte.

Unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, dass unser wettbewerbsorientiertes sowie komplexes und hoch dynamisches Umfeld und Ihre darin befindliche Organisation eine hohe Leistungsfähigkeit im Projektmanagement erlangt, rate ich dazu organisationale Strukturveränderungen umzusetzen.

Sofern nicht die Einführung von Projektmanagement selbst im Fokus steht, aber Veränderungen generell anstehen, so empfehle ich die Etablierung einer temporären Projektorganisation und der Durchführung eines Change Programmes bzw. Projektes. Daraus ergeben sich Zusammenhänge des Projekt-/Programmmanagements zum strategischen Managen, zum Investitionsplanen und -controllen, zum Change Management und zum Managen der projektorientierten Organisation.

Sie erreichen die Projektmanagement Ziele auf effektive und effiziente Weise, indem sie Personen und Ressourcen mobilisieren, um Ihre Mission, Vision und Ihre daraus abgeleitete Strategie - zur Verwirklichung der Vision - bestmöglich zu erreichen.

Bei dieser Mobilisierung setzt meine Beratung an und verschafft so den nötigen Rahmen zur Schaffung, Aktivierung sowie Entwicklung entsprechender organisationaler und personaler Kompetenzelemente.

Um Spannungen abzubauen und den positiven Energiefluss zu ermöglichen, ist die Fähigkeit, Gründe und schlüssige Argumente vorzulegen, anderen Ansichten zuzuhören, zu verhandeln und Lösungen zu finden, meine für Sie gewinnbringende kundenzentrierte Beratungsleistung.

Zur effektiven Nutzung dieser Eigenschaften wird eine Vorbereitungsphase, in der Sie, Ihr Team und ich uns intensiv austauschen, so dass ich das Unternehmen kennen lerne, den Start definieren. Die Herausforderungen und Nöte kommen dabei deutlich wahrnehmbar zu Tage.

Als ausschlaggebend erachte ich dabei den multilateralen Meinungsaustausch von Projektangelegenheiten und persönlichen Zielen sowie der übergeordneten strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Diese Vorgehensweise führt zu gegenseitig akzeptierten Entscheidungen auf der Grundlage von Respekt, systematischem und strukturiertem Denken, der Analyse von Fakten, Argumenten oder Szenarien.

Grundsätzlich gilt: Jedes Change-Projekt führt zu weitreichenden und spürbaren Veränderungen der Arbeits- und Verhaltensweise der betroffenen Mitarbeiter. Daher erzeugt nur ein deutlich wahrnehmbares Gefühl der sinnbehafteten Dringlichkeit bei den Entscheidungsträgern, den Umsetzungswillen bei den Betroffenen und Beteiligten - Commitment to Change - der für solch ein Vorhaben unabdingbar ist.

Am Anfang eines Projektmanagementprojektes geht es im Grundsatz um die folgenden wesentlichen Punkte (aufgeführte Punkte sind bereinigt um den Beziehungsaufbau):

Anpassung des Beratungsansatzes an die spezifische Kundensituation

• Einordnung und Analysieren der Problemstellung
• • Umfang des Vorhabens
  • Festlegung des Durchführungsbereichs
• Hintergründe und Motivation zum Vorhaben klären
• • Bedarf für eine Professionalisierung klären
  • Wille durch Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
  • Fähigkeit der Unternehmung herausfinden (Ressourcen, PM Kompetenzen)
  • Ressourcensituation muss geprüft werden (ggf. müssen beträchtliche personelle und finanzielle Ressourcen gebunden werden)
• Kundensystem und organisationale Kompetenz erfassen und beeinflussen
• • Wille der Veränderung muss geweckt werden
  • Wissen muss darüber bestehen, wo und wie die neuen Anforderungen umgesetzt werden können
  • Anreize, die die neuen Anleitungen unterstützen, müssen konkret gestaltet werden
  • Anleitungen müssen gerade in der Anfangszeit beschreiben, wie das neue Verhalten auszusehen hat
• Festlegung des Beratungsauftrags
• • Strategie der Professionalisierung des PMs
  • Struktur der Professionalisierung des PMs
  • Kultur der Professionalisierung des PMs

Durch diese präzise Erfassung der Situationsanalyse (Ist-Analyse), kann die Ausrichtung auf die zu verbessernden Themenstellungen und Kompetenzen - somit auf die sich daraus abzuleitenden Kernanforderungen - für Ihren Erfolg erreicht werden. Dazu werden gemeinsam mit Ihnen und ihrem Team konkrete Ziele und Planvorgaben fixiert. Auch wird ein Terminplan erstellt, die Vorgänge werden geordnet, die voraussichtlichen Vorgangsdauern werden festgehalten und um ein Risikomanagement erweitert. 

Als externer Berater koordiniere ich die fachliche und methodische PM-Kompetenz und steuere eine unabhängige Sichtweise bei. Fallweise können Sie bei mir zusätzlich auch Projektworkshops und Trainings- und Coachingaufgaben beauftragen. Interne Mitarbeiter verantworten den Projekterfolg und die Leistungserbringung im Projekt. D.h. sie stellen den Projektauftraggeber, den Projektleiter und die Projektmitarbeiter. Als Interim Manager kann ich fallweise auch die Leitung des Projektes übernehmen.

Der daraus resultierende Rollout in die Organisation, oder vorerst Teilen davon, hat nun freie Fahrt und ein Zahn kann, wie in einem gut geschmierten Getriebe, in den Anderen greifen. Die Belegung der Gänge erfolgt geplant und nach situativer Anforderung während der Umsetzung.

Hier bietet sich die Gelegenheit auf etwas wesentliches und daher grundlegendes hinzuweisen. Natürlich macht es Sinn, ähnliche bereits bei anderen Aufträgen genutzte Dokumente auch bei einem neuen Auftrag ähnlich zu gestalten wenn nicht deckungsgleich zu übernehmen. Je nach Auftraggeber und Branche kann ein mehr oder weniger an solchen Standards sinnvoll sein. Bei all dem Hang zur Standardisierung ist jedoch unbedingt zu beachten, dass Projekte bereits in ihrer Definition den Charakter der Einmaligkeit und Innovation in sich tragen - und dafür braucht es bei den dafür Verantwortlichen ausreichend Freiräume.

Unternehmerisches Denken braucht Freiräume !

Nicht nur die Mitarbeiter eines Projektes müssen ausreichend kompetent sein, sondern auch das Unternehmen. Die erfolgreiche Durchführung und Beendigung eines Projektes ist daher nur durch den unbedingten und hinzukommend beständigen Willen beider gewährleistet.

Eine tiefergehende Erläuterung zu Thema 'Kompetenz' befindet

sich unter dem Link » Project Management Consultancy Services «.

Zu Berücksichtigen sind dabei auch die individuellen Motivationskriterien zur persönlichen Bedürfnisbefriedigung der einzelnen Projektteammitglieder. Zu nennen sind da etwa das Bedürfnis nach Sicherheit, Zugehörigkeit oder Selbstverwirklichung. Zudem werden die Sichtweisen, Interessen und Machtkonstellationen besonders berücksichtigt. So suche ich nach Win-win-Optionen, um schrittweise Vertrauen aufzubauen. Die Handlungen der Mitarbeiter können so auf zwei Ebenen wirksam sein; der persönlichen und der Projektteam- oder mit anderen Worten der Unternehmens-Ebene.

Mein Konzept der Beratung bringt Meinungsverschiedenheiten ans Tageslicht. Es ist zudem nützlich in Ausführung der unterschiedlichen Projektrollen.

Alles in allem

ist meine beratende Herangehensweise von praktischen Beweggründen geprägt. Eine gemeinsame Erörterung Ihrer Themen bildet dabei die Basis. Dabei können wir über die Entwicklung einer passenden Projektmanagement-Struktur für Ihre Organisation oder Teilen davon sprechen oder wir unterhalten uns über die Gestaltung eines funktionalen Projektablaufs. Dabei spielt meine Fähigkeit als Dienstleistungspartner eine wichtige Rolle, Projekte mit unterschiedlichen Inhalten von der Konzeption bis zur Umsetzung zu begleiten.

Für den Fall, dass

eine passende Projektmanagement-Struktur für Ihre Organisation besprochen wird, interessiere ich mich für die Art der zu managen Projekte, die beteiligten Stakeholder resp. Anspruchsgruppen, die Branche und die spezifische strategische Ausrichtung der Organisation, in die die Projektmanagement-Struktur eingebettet wird.

Oft sind Projektorganisation und Unternehmenskultur im Mittelstand nicht immer auf eine Arbeitsteilung in Projekten und interkulturelle Zusammenarbeitsmodelle ausgelegt.  Ist dem so, werden daher von mir bei dieser Gelegenheit entsprechende Maßnahmen eingeleitet, um die Projektmanagement-Kultur nachhaltig mit zukünftigen erstrebenswerten Zuständen bzw. zukünftigen Entwicklungen Ihres Unternehmens - eben der Vision - und der damit verbundenen Organisationsmomente und Verhaltensweisen Ihres Unternehmens zu Erreichung der Ziele - wie z.B. der Strategie - zu verknüpfen. Weiterhin überprüfe ich die Notwendigkeit eines Project Management Office. Die Einberufung eines Projekt-Lenkungsausschusses als Auftraggeber des Geschäftsprozesses 'Projekt initiieren' und die Benennung des Projektmanagers sowie des Projektteams ist eine unbedingte Voraussetzung zur übergeordneten Lenkung und Aufsicht durch die Geschäftsführung und weiterer für das Projektvorhaben wichtiger Unterstützer. Wichtige Informationen, die im Kontext des Projektes Berücksichtigung erfahren müssen, werden genauso von dem Lenkungsausschuss bereitgestellt, wie notwendige strategische Projektentscheidungen. 

Mit Ihnen als projektorientiertes Unternehmen erstelle ich eine Projektmanagement-Richtlinie in Form eines Handbuches, welches die für die Projektabwicklung geltenden Regeln definiert und mit der Freigabe dieses Dokumentes verbindlich erklärt. Bei komplexen Projekten sind diese Vorgaben im Übrigen vollumfänglich und strikt einzuhalten. Bei kleinen Routineprojekten werden die Schritte den unternehmerischen Bedürfnissen angepasst und skaliert angewendet.

Als grobe Struktur nutze ich zur Implementierung des Projektmanagements grundsätzlich folgendes Vorgehen:

1. Erstellen einer Implementierungsplanung auf Basis der Situationsanalyse
2. Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs als PM Richtlinie
3. Vorstellung des Handbuchs und der neuen PM Prozesse in einer Info-Veranstaltung
4. Schulung der Betroffenen in der Anwendung der neuen Tools, Methoden und Prozesse
5. Durchführung von Pilotprojekten zur praktischen Erlernung der Anwendung und zum Sammeln von Erfahrungen
6. Einberufung eines iterativen Austausch-Stammtisches der betroffenen Projektmanager zur Weiterentwicklung der eingeführten Prozesse und Methoden
7. Abschluss der Implementierung durch schlussendliche Festschreibung der nun verankerten Prozesse, Methoden und Verfahren 

Für den Fall, dass

die Gestaltung eines konkreten funktionalen Projektablaufs besprochen wird, so interessiere ich mich dafür, ob bereits eine Projektmanagement-Struktur in Ihrer Organisation vorhanden ist und wie das neue Aufsetzen in diese Struktur passt. Eventuell wird auch eine Schnittstelle zur bereits vorhandenen Struktur benötigt. Weiterhin interessiert mich, welcher Art die Interaktionsthemen zwischen dem Unternehmen und den Anspruchsgruppen sind. Dies verdeutlicht die Schnittstellen zwischen den arbeitsteiligen Prozessen innerhalb der Projektorganisation und den damit einhergehenden Grad der Leistungsfähigkeit. Welche Kompetenzen von Kundenunternehmen dabei im Besonderen gefordert sind, hängt vom Scope der Projekte ab.

In diesem Zusammenhang wird durch eine Teaminspektion für die erfolgreiche Zusammensetzung der Projektgruppe gesorgt. An dieser Stelle fokussiere ich mich auf die Umsetzungskompetenz von strategischen Initiativen und Projekten. Die Fähigkeit etwas in einem beschränkten Rahmen mit beschränkten Ressourcen umzusetzen, erfordert insbesondere in der Projektumsetzung komplexer Zusammenhänge und Zielbeschreibungen die Fähigkeit des Planens, Organisierens und Steuerns. Deswegen ist die Projektumsetzungskompetenz eine der wichtigsten zu entwickelnden Kompetenzen; neben weiteren Kompetenzen wie z.B. der Kommunikationskompetenz.

Aus diesen umfassenden und generalistischen Kernaufgaben des Projektmanagements lassen sich die Aufgabenschwerpunkte ableiten und die erforderlichen Kompetenzen für die Personen definieren, die als Projektmanager die operativen Träger des Projektmanagements sind.

Methoden müssen jedoch nicht nur vom Projektmanager resp. Projektleiter beherrscht werden, sondern durchgängig in der Organisation bei allen Projektbeteiligten und -betroffenen gleichermaßen bekannt, verstanden und akzeptiert sein; also in der Organisation verankert sein. Das schließt auch das Management ein, da so nur über Problemfelder mit der obersten Managementebene gesprochen werden kann. Auch die primären Kernaktivitäten unterstützenden sekundären Support-Aktivitäten und Bereiche, wie z.B. Controlling/Finanzen, Einkauf, IT, Qualitätskontrolle und Personal, sollten die wichtigsten Vorgehensweisen und Methoden kennen.

Dazu empfehle ich zu Beginn eines Projektes, oder gar zu Beginn der Einführung von Projektmanagement, mit einer »Einführungsschulung« die wesentlichen Grundlagen des Projektmanagements den Personen zu vermitteln, von denen ein Ergebnisbeitrag erwartet wird.

In diesem Kontext zu klärende Fragen:

1. In was für ein Umfeld ist das Projekt eingebettet?
2. Welche Ziele sind bei der operativen Projektarbeit ins Visier zu nehmen?
3. Wer muss bei welchen Fragen aktiv einbezogen werden?
4. Was für Informations-und Kommunikationskanäle müssen etabliert werden, damit eine reibungsarme Projektarbeit sichergestellt werden kann? 

Ist das geklärt, berate

ich in der Vorgehensweise das Projekt zu planen und präzise durch vorhandene Rahmenbedingungen zu steuern. Dabei definiert die Planung die Leitplanken und die Fahrt wird geführt und gemanagt.

Die im Projektverlauf potentiell auftretenden Widrigkeiten werden durch geeignete PM-Methoden antizipiert und Maßnahmen des Umgangs definiert. Diese Maßnahmen sind u.a. Probleme und Entscheidungsvorlagen durch ein Eskalationsverfahren "nach oben" zu kommunizieren, um spezielle strukturell vorgegebene Entscheidungswege zum Steering Committee/Lenkungsausschuss bzw. zur Geschäftsführung zu nutzen. Die notwendigen projektspezifischen Methoden und Prozesse werden erarbeitet und der Go-live Termin angepeilt.

Die gesetzten Ziele der Unternehmensstrategie für die Projektbearbeitung und der Pflege des Projektmanagement-Systems werden während meiner Beratung für Ihr Unternehmen dadurch erreicht, dass die nötige Veränderungsflexibilität der Organisation die Projektmanagement Einführung oder Optimierung begleitet, bis erreicht ist, was als strategisches Ziel zur Abarbeitung der arbeitsteiligen Prozesse und der übergeordneten Organisation des PM-Systems definiert war; inklusive der Etablierung der Projektmanagement-Prozesse in der Unternehmens-Kultur.

Damit sich eine Unternehmens-Kultur etablieren kann, müssen die existierenden Annahmen und Gewohnheiten in der Organisation von den Mitarbeitern so verinnerlicht werden, dass diese zu Normen im Arbeitsprozess werden.

Normen und Werte - Leitlinien - dieser Kultur schaffen Klarheit für alle Mitglieder eines sozialen Systems, was in dieser Organisation als »gut« beziehungsweise »nicht gut« gilt, was »erlaubt« beziehungsweise »nicht erlaubt« ist, was »belohnt« und was »bestraft« wird. Dies zu wissen hilft dem Einzelnen nicht nur, sich an seine Umwelt anzupassen, einigermaßen konfliktfrei zu leben und von seinem Umfeld akzeptiert zu werden. Es gibt ihm auch Orientierung bezüglich des Verhaltens der anderen bei der Arbeit in einer Projektorganisation: Er weiß, was er von seinen Mitmenschen erwarten darf und was nicht. Sein soziales Umfeld wird für ihn verstehbar, durchschaubar, berechenbar. Somit geht die Projektmanagement-Kultur in der Unternehmens-Kultur auf.

Eine tiefergehende Erläuterung zum Thema 'Leitlinie' befindet sich unter dem Link Project Coaching.

Aufgrund dessen werden während meiner Beratungstätigkeit diese Leitlinien für die Projektarbeit als »Spielregeln« oder »Grundsätze« für Verhaltensweisen und Handlungen klar formuliert.

Ein durchdachtes detailliertes Projektcoaching gehört bei meiner optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Beratung zu meinen Aufgaben. Das Training der einzelnen Projektbeteiligten erfolgt auf persönlicher und auf Teamebene. 

» Somit gibt es zwei Herangehensweisen. Wir sprechen entweder über eine kurzfristige Intervention « 

oder

» über eine längerfristige Partnerschaft zur Zielerreichung. «